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Check-list pour une bonne mise en place de votre logiciel de GMAO maritime

Guireg Capitaine

Après avoir choisi votre logiciel de GMAO, votre mission est de faire les paramétrages nécessaires pour le mettre en place au sein de votre organisation et à bord de vos navires. Pour ce faire, voici une check-list qui vous permettra de faciliter cette phase de déploiement.


1. Déterminer en amont vos objectifs et attentes vis-à-vis du logiciel


Avant toute chose, la première étape est de savoir pourquoi vous voulez mettre en place un logiciel de GMAO et définir en quoi il va être bénéfique pour votre organisation. Nous vous conseillons de dresser une liste de vos objectifs pour qu’ils soient clairs et que toute l’équipe puisse en bénéficier. Aussi, lorsque vous mettez en place le logiciel sur votre navire, soyez bien au point sur comment il va répondre à vos attentes, pour cela, n’hésitez pas à poser toutes vos questions et demandes aux créateurs du logiciel que vous  pensez utiliser pour qu’ils puissent vous aider et vous orienter. La communication avec votre équipe en amont est également primordiale. Vous devez vous assurer que les attentes et craintes de chacun soient prises en compte. Une fois que vous avez bien déterminé votre feuille de route, vous pouvez débuter la recherche logiciel de GMAO le plus adapté à votre organisation.

2. Réfléchir à son arborescence : départements et sous-ensembles


Avant de débuter avec votre logiciel, vous devez penser à la manière dont vous allez structurer votre organisation et planifier vos tâches de maintenance. Sur votre logiciel de GMAO, vous pourrez grouper vos équipements et pièces de rechange au sein de départements pour bien segmenter ses catégories (exemple : pont, machine, sécurité…). Si vous souhaitez ajouter plus de catégories, certains logiciels comme FLEET de Smart  Sailors vous donnent la possibilité de créer  des sous-ensembles. De cette manière, vous serez plus efficaces pour effectuer des recherches dans votre liste d’équipements, de maintenances ou tout ce qui y est rattaché. Si vous pensez bien à ces éléments dès la mise en place de votre logiciel, vous serez déjà bien organisé pour gagner du temps par la suite.


3. Sélectionner un premier bateau "pilote" à paramétrer sur l’application

Si vous avez plusieurs bateaux, nous vous conseillons de démarrer votre déploiement sur un bateau seulement, ça sera votre bateau “test”. Rien ne sert de débuter en paramétrant vos 15 bateaux si vous ne maîtrisez pas encore le logiciel. On vous recommande de choisir ce navire test en fonction des priorités ou parmi un lot de sister-ships  pour vous permettre de tester votre modèle. Une fois que vous serez à l’aise avec le logiciel, que vous deviendrez autonome et que la gestion des maintenances se passera bien, vous pourrez alors déployer le logiciel sur toute votre flotte.

PS : Bien sûr, lors de la mise en place du logiciel sur votre bateau test et sur l’ensemble de votre flotte, les experts de la Team Smart Sailors vous accompagnent et répondent à toutes vos questions 😉


4. Identifier les collaborateurs clefs qui doivent participer au projet dès sa mise en place

Au départ, vous n’êtes pas obligé de rentrer l’ensemble de vos collaborateurs dans le logiciel, il faut que vous choisissiez les personnes qui vont être amenées à beaucoup se servir de l’application. Identifiez bien les collaborateurs clés, soit les personnes qui occupent une place importante dans la gestion de vos maintenances.

Par exemple, vous pouvez choisir votre directeur technique et un ou deux capitaines et  mécaniciens qui vont devoir bien maîtriser leur nouvel outil de travail pour garantir le bon déploiement du logiciel au sein de votre flotte maritime.


5. Expliquer le bénéfice d'une GMAO pour chacun

Votre personnel ne connaît peut-être pas les outils de  GMAO et est peut-être réticent à l’idée de changer de méthode de travail. Si vous décidez de démarrer avec un nouveau logiciel sans en faire part à tout votre équipage, il se peut que certains de vos collaborateurs ne comprennent pas bien l'intérêt du logiciel, cela pourrait altérer votre expérience avec celui-ci. C’est pour cela que nous vous recommandons de prendre le temps en amont pour bien tout expliquer et impliquer votre équipe dans la décision. Celà vous aidera  lors de la mise en route du logiciel et par la suite.


6. Bien gérer les alertes par emails

Lorsque votre mise en place est à un point avancé, vous commencerez à recevoir des emails et des notifications lorsqu’une maintenance va arriver à son échéance, lorsque vos stocks sont bas ou qu'un de vos certificats va expirer. Pour ne pas en louper sans submerger votre boite mail principale, vous pouvez créer une adresse mail dédiée qui vous servira uniquement pour ces alertes-là. De cette manière, vous limitez les risques de rater une échéance importante. Nous vous conseillons également de supprimer au fur et à mesure les émails qui ne vous servent plus pour garder une vue claire de ce qui est en attente..

Ps : Si vous loupez notification par mail, sachez que sur l’application, il y a un tableau de bord qui vous rappellera toujours les échéances bientôt en retard ou en retard 🚀


7. Récupérer les informations à entrer en amont

Avant de démarrer avec votre logiciel, vous devez rassembler toutes les informations concernant vos navires : valeurs des compteurs, liste des équipements, références constructeurs des équipements, numéro de série, manuels constructeurs PDF, scan documents du navire… Toutes les informations qui seront nécessaires pour alimenter le logiciel et l’adapter à votre réalité. Si certaines de ces données sont disponibles dans des documents Excel, sachez qu’il est souvent possible de les importer dans les logiciels pour vous faire gagner du temps   sur la saisie.


8. Penser aux permissions et droits d’accès de vos collaborateurs

Dans notre logiciel de GMAO, vous avez la possibilité de déterminer qui fait quoi au sein de la flotte avec des permissions et restrictions très simples à paramétrer. Il vous suffit de cocher les actions qui pourront être faites ou non par chacun des rôles que vous définirez. Pour faire les premiers pas sur l’application, commencez par définir en amont les rôles de chacun sur le logiciel et les informations auquel il doit avoir accès (navires, fonctionnalités …). On retrouve souvent les mêmes rôles qu’à bord du navire : capitaines, navigants/opérateurs, managers et administrateurs …

9. Pensez toujours à la formation de vos collaborateurs

D’après notre expérience, la formation au logiciel est souvent la clef ! En effet lorsque le logiciel est déployé sans qu’un effort ait été fait pour former chaque personne qui doit l'utiliser, on rencontre un faible taux d’adoption au sein de l’organisation. C’est également le cas lorsqu’il y a du turn-over au sein des équipes et que les nouveaux arrivants n’ont pas été formés. C’est souvent ce qui engendre une baisse du taux d’utilisation et entraîne une obsolescence des informations qui ne sont plus tenues à jour. Nous vous recommandons donc de veiller particulièrement  à l’implication de chacun et de recourir à de la formation si besoin. Vous pouvez d’ailleurs vous appuyer sur les membres clefs que vous avez identifiés au début du projet et qui pourront être les référents pour transmettre leur savoir à leurs collaborateurs.

PS : Comme toujours, nous sommes là pour vous accompagner et vous proposer des ateliers bien rodés 😎

Si vous voulez en savoir plus sur notre logiciel, cliquez ici : https://help.smartsailors.net/fr/articles/5403125-comment-creer-un-compte-sur-smart-sailors

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